مساعد إداري (أصول) - Administrative Associate (Assets)

UNICEF

الخرطوم، ولاية الخرطوم، السودان

دوام كامل حضوري

تقديم الآن

هل أنت مناسب؟

تحقق من المهارات والتفضيلات التي تتوافق مع هذا الدور.

Asset Management Asset Tracking Tagging Physical Verification Report Generation Budget Monitoring Financial Compliance Grant Management Invoice Processing Project Management Meeting Coordination Public Auction Management Logistics Procurement Inventory Management Warehouse Management Data Entry Record Keeping Document Management Internal Controls Compliance Auditing Asset Disposal Fleet Management Facility Management Enterprise Resource Planning (ERP) – VISION Enterprise Resource Planning (ERP) – SAP Microsoft Office Data Analysis Reporting Communication Arabic Language Proficiency English Language Proficiency

عن هذه الوظيفة

مساعد إداري (أصول) - Administrative Associate (Assets)

UNICEF
الخرطوم، ولاية الخرطوم، السودان
دوام كامل
منذ 6 أشهر

وصف الوظيفة

المهام والمسؤوليات الأساسية 1. إدارة الأصول والممتلكات: تحديث قاعدة البيانات الرئيسية ونظام (VISION) بدقة وبشكل فوري لجميع الأصول المشتراة حديثاً. وضع العلامات التعريفية (Tagging) وتتبع حركة الأصول وإجراء التحقق المادي ربع السنوي. إعداد تقارير عن حالة الأصول وتحديد العناصر التالفة لدعم قرارات التخلص منها عبر مجلس مراجعة الممتلكات (PSB). 2. مراقبة الميزانية والعمليات المالية: مراقبة النفقات المالية للقسم وضمان الامتثال لقواعد وأنظمة اليونيسف. إدخال المعاملات المالية المتعلقة بالمنح وتتبع تواريخ انتهاء البرامج عبر نظام (VISION). إدارة ومعالجة الفواتير الورقية والإلكترونية والتأكد من مطابقتها قبل الصرف. 3. التخطيط الإداري وإدارة المشاريع: توفير بيانات دقيقة وشاملة لإعداد خطط عمل القسم وإدارة المشاريع. مراقبة تنفيذ المشاريع مقابل المعايير المحددة وتقديم توصيات لتحسين الأداء وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. 4. تنفيذ قرارات مجلس مراجعة الممتلكات (PSB): العمل كسكرتير بديل للجنة (PSB) وتنسيق اجتماعاتها. تنظيم الأصول المتقادمة أو التالفة لغرض البيع أو التبرع، وإعداد شهادات التبرع ونماذج التسليم للشركاء المنفذين. إدارة عملية المزايدة العلنية لبيع الأصول وضمان الشفافية الكاملة في الإجراءات. 5. اللوجستيات والمشتريات: الإشراف على توريد وتوزيع المستلزمات المكتبية والمعدات وضمان صيانتها وفق المعايير التنظيمية. دعم الأنشطة التدريبية والمؤتمرات من خلال ترتيبات الإقامة، والإعاشة، والخدمات اللوجستية.

ملفك الشخصي المطلوب

المؤهلات الأكاديمية (Education) الحد الأدنى: درجة البكالوريوس في العلوم الاجتماعية، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو المالية، أو أي مجال ذي صلة من مؤسسة أكاديمية معترف بها. بدائل الخبرة: يمكن لدرجة البكالوريوس أن تحل محل ثلاث سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، كما يمكن لدرجة الماجستير أن تحل محل سنتين إضافيتين من الخبرة. الخبرة العملية (Work Experience) خبرة تخصصية في مجال مراقبة المخزون، أو إدارة المستودعات، أو التخزين. خبرة في تقديم الدعم الإداري داخل المنظمات، ويفضل أن يكون ذلك في العمليات التي تشمل مواقع متعددة. خبرة مثبتة في إدخال البيانات، وحفظ السجلات، وإدارة المستندات. خبرة في دعم الضوابط الداخلية، والامتثال، وعمليات التدقيق، ومجالس التخلص من الأصول. تعتبر الخبرة في إدارة الأساطيل (السيارات) أو إدارة المرافق والمنشآت ميزة إضافية. اللغات (Language) إتقان تام للغة العربية (اللغة المحلية). إجادة قوية للغة الإنجليزية (لغة العمل الرسمية في المنظمة للتقارير والمراسلات). المهارات والقدرات المطلوبة (Skills) المهارات التقنية: القدرة على استخدام أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل نظام VISION أو SAP) والتمكن من برامج Microsoft Office. المهارات التحليلية: القدرة على تحليل وتلخيص البيانات من أنظمة الأعمال المختلفة لإنتاج تقارير دقيقة ورؤى عملية. التواصل: مهارات عالية في إدارة المراسلات الواردة والصادرة وتسهيل تدفق العمل داخل الوحدة التنظيمية. الالتزام بالقيم: تجسيد قيم اليونيسف الأساسية (العناية، الاحترام، النزاهة، الثقة، والمساءلة).